Solusi Produktivitas dari Pakar Efisiensi Massachusetts Institute of Technology (MIT)
Antara
rantai email yang tak berujung, obrolan kantor, dan rapat untuk membahas
pertemuan mendatang, semua hal ini dapat membuat kita kesulitan menyelesaikan
pekerjaan. Tapi bisa tidak seperti ini.
Bob
Pozen, penulis “Extreme Productivity” (dan lima buku lainnya), mantan
wakil kepala Fidelity Investments, dosen senior MIT Sloan School of Management,
dan rekan senior Brookings Institution, tahu satu atau dua hal bagaimana
memaksimalkan produktivitas kamu ditempat kerja. Dan tidak, menghabiskan lebih
banyak waktu di tempat kerja bukan sesuatu yang akan ia sarankan.
“Aku
mau orang berpikir tentang apa yang menjadi gol
penting untuk minggu ini dan apakah mereka menyelesaikannya, bukan apakah
mereka menghabiskan waktu berjam-jam dimejanya” kata Pozen.
Tidak
mengejutkan, Pozen percaya bahwa dua dari pembunuh
waktu terbesar di tempat kerja adalah email
dan rapat. Berikut adalah cara untuk mengefektifkan keduanya.
HANYA TANGANI SEKALI
Mengenai
email, Pozen, yang mengajarkan para eksekutif bagaimana mengelola beban kerja
mereka, menyarankan untuk mengikuti OHIO atau Only
Handle It Once (Hanya Tangani
Sekali). Jika kamu menerima email yang perlu direspon, segera balas email itu,
tangani dan selesaikan sampai tuntas. “Jika kamu memerlukan waktu untuk
mengumpulkan beberapa informasi, buat pengingat di kalender kamu untuk merespon
pada waktu yang spesifik,” katanya. Kebanyakan orang menunda membalas beberapa email tertentu, yang justru
akan mengganggu, karena email yang belum kamu jawab tidak pernah beranjak dari
pikiranmu. Ini juga menghilangkan kemungkinan kamu lupa untuk merespon sesuatu
yang penting dan membuat kamu harus mencari lagi satu-satu kotak masuk kamu.
“Kamu
mungkin ingat seminggu kemudian, lalu menghabiskan setengah jam untuk
mencarinya,” kata Pozen. “Tangani hanya sekali. Jika itu sesuatu yang penting,
tanggapi segera.”
Tips
ini bukan hanya bagus untuk dapat menyelesaikan lebih banyak hal di kantor.
Apakah itu menyimpan uang, memiliki percakapan serius dengan teman atau
keluarga, atau menghadapi masalah lain, selesaikan masalah kamu lebih awal,
jangan ditunda – dan bersiaplah untuk aktivitas kamu selanjutnya.
Diluar
itu, semakin sedikit waktu yang kamu gunakan untuk memeriksa email kamu, dapat
dipastikan kamu akan jadi lebih produktif. “Jangan lihat email kamu setiap dua
atau lima menit. Berlatihlah untuk melihat email kamu setiap satu atau dua
jam,” saran Pozen.
Saran
lain? Jangan pilih ‘balas ke semua.’
“Organisasi
harus melatih karyawannya untuk tidak menyalin sekelompok orang dalam satu
email,” kata Pozen. “Batasi hanya untuk orang-orang yang perlu tahu. Balas Ke
Semua hanya mengarah ke jumlah email yang besar.” Dan siapa yang punya waktu
untuk itu?
Akhirnya,
kata Pozen, berhenti menggunakan email untuk setidaknya satu atau dua jam di
sore hari akan membantu kamu bersantai dan menjadi lebih efisien ketika kamu
mulai kerja lagi. “Siapkan 2 jam untuk oasis, apapun yang cocok untuk kamu,”
katanya. “Kamu bisa pulang jam 10 malam, tapi hal yang membuat kesal orang
adalah ketika kamu harusnya konsentrasi pada orang lain ketika kamu datang,
kamu justru sibuk dengan email kamu.” Jadi istirahatlah ketika kamu pulang –
kamu layak mendapatkannya.
BATASI PERTEMUAN KAMU
Apakah
kamu cenderung menghabiskan waktu dalam rapat dengan memandang sendu kearah
jendela atau mencoret-coret buku kamu seolah-olah kamu sedang mencatat? Maka
tips selanjutnya sangat tepat untuk kamu.
Pozen
mengatakan hampir tidak ada yang paling menghabiskan waktu dikantor selain
rapat. Terkadang bahkan ketika kita tahu ada orang lain yang akan ikut hadir
dalam beberapa jam bisa melimit produktivitas kita karena seolah-olah kita
tidak bisa memulai tugas kita selanjutnya sebelum alur kerja kita akan terganggu.
Dan seberapa sering bos kamu mengadakan rapat, hanya untuk menghabiskan separuh
waktu menjelaskan tentang apa pertemuan ini?
“Apakah
pertemuan seperti itu benar-benar produktif?” Tanya Pozen. “Jawabannya adalah
sedikit iya, tetapi lebih banyak tidak.”
Alih-alih
menggunakan rapat untuk bertukar
informasi, Pozen menyarankan untuk melakukannya dalam bentuk berbeda, seperti
sistem pengirim pesan kantor, contohnya email. Dan ketika semua orang sudah
dalam visi misi yang sama dan siap untuk membuat saran yang dapat
ditindaklanjuti, ajak semua orang ke ruang konferensi.
Ketika
kamu melakukan hal ini, coba tips ini
untuk memaksimalkan efisiensi:
1.
Kirim agenda jauh-jauh hari, termasuk material yang perlu dibaca oleh peserta,
sehingga mereka siap mengikuti rapat.
2.
Gunakan waktu dalam pertemuan lebih untuk diskusi dan debat, bukan pengulangan
tujuan rapat atau ringkasan material (dua tujuan dari setiap pertemuan
seharusnya “memberikan energi dan interaktif,”
menurut Pozen)
3.
Tetapkan langkah selanjutnya sebelum menyelesaikan pertemuan dan orang-orang
yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.
4.
Batasi rapat hanya 90 menit, dan idealnya kurang dari itu. “Sudah banyak bukti
bahwa orang tidak fokus lagi setelah 90 menit,” kata Pozen.
Alasan
apa yang tepat untuk mengadakan pertemuan? Negosiasi, kata Pozen, atau bertemu
dengan klien atau rekan untuk pertama kali.
Tips tambahan:
Email
Email yang aku terima biasanya akan menambah pekerjaan.
Jadi cukup buka email kamu 3 kali dalam 1 hari. Pertama ketika sampai di kantor, tambahkan pekerjaan tambahan kamu
ke to do list hari itu dan usahakan untuk selesaikan kurang dari satu jam. Kedua setelah istirahat makan siang, dan
bukan sebelum istirahat, karena aku tidak suka menunda waktu makan siang untuk
pekerjaan tambahan. Ketiga sebelum
pulang, selesaikan jika tidak memakan waktu lama, atau siapkan apa yang kamu
butuhkan agar keesokannya kamu bisa menyelesaikannya lebih cepat.
Rapat
Kalau kamu merasa kamu hanya membuang-buang waktu dengan
mengikuti pertemuan itu, dan tidak dapat memberikan kontribusi apapun, berdiri dan undur diri. Setelah rapat
biasanya akan dikirimkan MoM (Minutes of
Meeting) ke email masing-masing peserta, sehingga kamu tidak akan
ketinggalan update.
Kamu
punya tips lain yang bisa dibagikan?
Posts
0 comments:
Post a Comment